Līdz šim spēkā esošajos ārējos normatīvajos aktos netika regulētas Latvijas Nacionālā arhīva iekšējās procedūras – dokumentu uzkrāšana, nodošana un pieņemšana glabāšanā, uzskaite, aprakstīšana, kā arī dokumentu saglabāšanas tehniskās prasības. Dokumentu pieejamības procedūra attiecas uz ikvienu personu, kura izmanto dokumentus, tādēļ tai it īpaši ir nepieciešams ārējais normatīvais regulējums.

 

Dokumentu uzkrāšanas procedūrai ir pietiekošs jau esošais tiesiskais regulējums, tādēļ tā šajos noteikumos nav regulēta. Valdībā pieņemtajos noteikumos atrunāta dokumentu aprakstīšana. Latvijas Nacionālā arhīva dokumentu uzskaite un saglabāšana ir iekšējā procedūra, un to pamatprincipi ir noteikti saskaņā ar vispārpieņemto arhīvniecības praksi.

 

Latvijas Nacionālā arhīva darbības noteikumos dokumentu esības, fiziskā un tehniskā stāvokļa pārbaužu biežums ir noteikts, izvērtējot pēdējo gadu atziņas dokumentu saglabāšanas jomā un kaimiņvalstu praksi. Piemēram, Nacionālā bibliotēku krājuma noteikumu viens no punktiem nosaka, ka pārbaudes krājumam, kas ir lielāks par 0,5 miljonu vienībām, veic izlases kārtībā reizi 20 gados, savukārt Krievijā papīra dokumentiem pārbaudes ir paredzētas vismaz reiz 25 gados.

 

Pārbaudes termiņi ir saistīti ar pārbaudāmo dokumentu apjomu, to nesēju stabilitāti un dzīves ilgumu. Papīra dokumentu nesējs ir visstabilākais, tādēļ to pārbaudei ir jānotiek vismaz reizi 20 gados. Audiovizuālajiem, foto un skaņas dokumentiem nesēju stabilitāte ir daudz zemāka, un desmit gadi ir tas laika intervāls, kurā var sākties neatgriezeniski destrukcijas procesi, bet nepieciešamības gadījumā vēl ir iespējams veikt informācijas pārnesi uz jaunu nesēju. Elektroniskajiem dokumentiem desmit gadi ir optimālais laiks pārnesei uz jaunu nesēju, ar ko vienlaicīgi var veikt pārbaudi.

 

Dokumentu saglabāšanas tehniskajos noteikumos paredzēts ievērot standartu LVS ISO 11799:2006 “Informācija un dokumentācija. Dokumentu glabāšanās prasības arhīvu un bibliotēku materiāliem”. Standarts adaptēts ar tulkojuma metodi nacionālā standarta statusā 2006.gadā un attiecas tikai uz Latvijas Nacionālajā arhīvā veicamajām procedūrām. Atsauce uz standartu pēc būtības ietver virkni tehnisko noteikumu un parametru, kas liek veidot arhīvglabātavu telpu drošību, klimata pastāvīgumu un apgaismojumu atbilstoši vispāratzītiem un praksē pārbaudītiem noteikumiem, tieši tādā veidā nodrošinot dokumentu saglabāšanu.

 

Tā kā arhīva dokumentu saglabāšana ietver arī dokumentu preventīvo aizsardzību, Latvijas Nacionālā arhīva darbības noteikumos ir noteiktas minimālās tehniskās prasības ēkām.

 

Dokumentu pieejamības jautājumu regulējums paredz līdz šim tiesību aktos nerisinātās attiecības, izmantojot dokumentus lasītavās un popularizācijas pasākumos. Regulējums izstrādāts, ņemot vērā arhīvu informācijas izmantošanas specifiku – fizisko stāvokli, uzziņu un uzskaites līdzekļu esamību, autortiesības un citus apstākļus.